Umowa o zachowaniu poufności, czasami zwana też non-disclosure agreement (albo NDA w skrócie), to coraz popularniejszy sposób na zabezpieczenie interesów w relacjach biznesowych.
Skąd ta popularność?
Zadbaj o ochronę informacji poufnych
Właściwie każdy biznes operuje danymi, które powinny być znane tylko wybranej grupie osób. Informacje finansowe, plany i strategie firmy, wrażliwe dane klientów oraz know-how, według którego konkretne przedsiębiorstwo operuje — listę tę można by długo ciągnąć.
Oczywiście w praktyce większość tych informacji musi być znana pracownikom danego biznesu, a nierzadko także i jego kontrahentom. I właśnie po to, by panować nad przepływem informacji poufnych, firmy coraz częściej podpisują umowy o zachowaniu poufności z osobami, z którymi współpracują.
Co non-disclosure agreement powinno zawierać?
Jak to często bywa w przypadku takich umów, nie sposób wskazać jednolitego wzorca dla NDA. Możemy jednak zwrócić Twoją uwagę na zagadnienia, które w dobrym NDA powinny się znaleźć, a są to m.in.:
- okoliczności zawarcia umowy,
- określenie informacji uznanych za poufne,
- definicja naruszenia postanowień umowy,
- czas obowiązywania umowy,
- kary umowne, wynikające z niedotrzymania umowy.
Czym są informacje poufne?
Przed podjęciem jakichkolwiek działań, musisz zastanowić się, co jest informacją poufną w przypadku Twojego biznesu. Dobrze skonstruowane non-disclosure agreement powinno jasne to określać. Im lepiej taka umowa doprecyzuje tę materię, tym skuteczniej wykażesz w przyszłości jej potencjalne naruszenia.
Przepisy prawa, a dokładniej art. 11 ust. 2 Ustawy o zwalczaniu nieuczciwej konkurencji, definiują tajemnice przedsiębiorstwa jako: informacje techniczne, technologiczne, organizacyjne przedsiębiorstwa lub inne informacje posiadające wartość gospodarczą, które jako całość lub w szczególnym zestawieniu i zbiorze ich elementów nie są powszechnie znane osobom zwykle zajmującym się tym rodzajem informacji albo nie są łatwo dostępne dla takich osób, o ile uprawniony do korzystania z informacji lub rozporządzania nimi podjął, przy zachowaniu należytej staranności, działania w celu utrzymania ich w poufności.
W praktyce dla każdego biznesu informacja poufna będzie oznaczać coś innego. Mogą być np. receptury i specyfikacje techniczne konkretnych produktów, ale też kod źródłowy danego rozwiązania informatycznego albo bazy danych klientów i kontrahentów firmy.
Jakiekolwiek będzie to wyglądać w Twoim przypadku, zakres informacji poufnych, o których mowa w non-disclosure agreement, powinien być na tyle precyzyjny, aby osoba zobowiązana do zachowania poufności jasno wiedziała, co jest, a co nie jest objęte tajemnicą.
Jak obchodzić się z informacjami poufnymi?
Dobrze skonstruowana umowa o zachowaniu poufności powinna wskazywać, w jaki sposób Twój pracownik, bądź kontrahent, powinien obchodzić się z powierzonymi mu tajemnicami przedsiębiorstwa.
W ramach umowy NDA możesz więc doprecyzować:
- jak określone dane będą przechowywane,
- kto będzie miał do nich dostęp,
- kiedy ujawnienie informacji osobom trzecim jest dopuszczalne.
Umowa o zachowaniu poufności może też wskazywać, jak postępować z omawianymi danymi po jej rozwiązaniu.
Kiedy podpisywać umowę o zachowaniu poufności?
Wspomnieliśmy już o podstawowych informacjach na temat umowy NDA — kiedy w takim razie ją podpisywać? W praktyce występuje co najmniej kilka sytuacji, w których podpisanie takiej umowy jest brane pod uwagę, czyli:
- przed rozpoczęciem biznesowych negocjacji,
- przed rozpoczęciem procesu due diligence (mowa tu zarówno o potencjalnym inwestorze, jak i firmie, która takie oględziny będzie przeprowadzać),
- podczas procesu rekrutacji lub tuż po przyjęciu na nowe stanowisko.
Podkreślmy w tym miejscu, że w rzeczywistości umowę o zachowaniu poufności możesz zaproponować zawsze, kiedy w grę wchodzą informacje organizacyjne przedsiębiorstwa, które w Twoim mniemaniu powinny podlegać ochronie.
Co stanowi naruszenie NDA oraz jakie kary umowne zastosować?
Umowa o zachowaniu poufności powinna jasno określać, co będzie traktowane jako jej naruszenie. Wspomniana ustawa o zwalczaniu nieuczciwej konkurencji precyzuje, kiedy działania osoby związanej umową traktuje się jako czyn niedozwolony, nie precyzuje jednak pojęć „ujawniania”, „wykorzystywania” czy „pozyskiwania”.
Ewentualne NDA powinno więc jasno dookreślać powyższe pojęcia. Dzięki temu będziesz w stanie udowodnić, że dana osoba ujawniła informacje poufne wbrew zapisom, jakie widnieją w podpisanej wcześniej umowie.
A jak w praktyce wyglądają kary umowne za złamanie postanowień NDA? W przeważającej większości przypadków są to kwoty opiewające na kilkanaście/kilkadziesiąt tysięcy złotych. Jednakże ważniejsze niż sama wysokość kary jest dookreślenie, czym jest naruszenie umowy.
NDA powinno precyzować, czy ujawnienie danych 100 klientów to 100 osobnych naruszeń, czy tylko jedno. Zazwyczaj lepiej ustanowić niższą karę za każde naruszenie niż jedną bardzo wysoką, ale ujętą ogólnie.
W kontekście wysokich kar warto też wspomnieć, że to zabieg psychologiczny, który ma przede wszystkim motywować drugą stronę do starannego obchodzenia się z powierzonymi jej danymi. Bardzo rzadko zdarza się, by ktoś z premedytacją wykorzystywał informacje poufne innego przedsiębiorstwa dla swoich korzyści. Najczęściej do ujawnienia takich informacji dochodzi w wyniku zwykłego niedbalstwa, któremu przeciwdziałać mają właśnie kary umowne.
Po co zawierać NDA, skoro prawo zawiera odpowiednie przepisy?
Zawsze, gdy dzielisz się wrażliwymi danymi Twojego biznesu, warto zawrzeć umowę o zachowaniu poufności. Podpisując NDA, podkreślasz, które informacje mają dla Ciebie szczególną wartość i jednocześnie wzmacniasz swoją ochronę, jako strony ujawniającej.
Według art. 23 przywoływanej wcześniej ustawy o zwalczaniu nieuczciwej konkurencji osobie, która ujawnia lub wykorzystuje informację stanowiącą tajemnicę przedsiębiorstwa, grozi grzywna, kara ograniczenia wolności lub pozbawienia wolności do lat 2.
W praktyce już samo udowodnienie, że naruszono umowę, jest bardzo trudne, a dochodzenia do odszkodowania na zasadach ogólnych jest jeszcze trudniejsze. Dlatego też, jeżeli tylko przekazujesz komuś dostęp do informacji poufnych, podpisz z nim NDA.
Dzięki temu znacznie zmniejszysz szanse na to, że cenne dla Ciebie dane trafią w ręce osób niepowołanych, a nawet jeżeli tak się stanie, to ułatwisz sobie dochodzenie swoich praw w sądzie.
Umowa poufności to niejedyny rodzaj dokumentu, o jakim pisaliśmy. Zobacz również nasze artykuły o founders agreement oraz umowie wspólników.
